Vérification au bureau de l'IRS : ce qui se passe lors de l'examen en personne

Qu'est-ce qu'une vérification au bureau de l'IRS?

Une vérification au bureau de l'IRS est un examen mené en personne dans un bureau de l'IRS, par opposition à une vérification par la poste ou à une vérification sur place, chez vous ou à votre entreprise. L'IRS énumère trois formes de vérification sur sa page consacrée aux vérifications : par la poste, dans un bureau de l'IRS et sur place. L'examen au bureau se situe entre les deux : plus personnel qu'une lettre, moins intrusif qu'une visite de vos locaux.

Selon la réglementation du Treasury, l'IRS choisit la vérification au bureau ou sur place en fonction de la complexité de la déclaration et de la forme qui permet de l'examiner le plus efficacement. Pour les particuliers et les entreprises individuelles, le bureau utilisé est généralement le bureau de l'IRS le plus proche de votre domicile (26 CFR 301.7605-1).

Être sélectionné ne veut pas dire que l'IRS a trouvé une erreur. La publication 3498, The Examination Process, précise qu'un examen peut se terminer sans aucun changement, voire par un remboursement. La lettre de rendez-vous indique l'année d'imposition et les points exacts examinés, souvent quelques déductions, dépenses d'entreprise ou sources de revenus plutôt que toute la déclaration. Pour un survol de tous les types de vérification, consultez le guide de la vérification de l'IRS.

Comment l'IRS fixe une vérification en personne

L'IRS envoie une lettre de rendez-vous par la poste, et il n'amorce jamais une vérification par un appel téléphonique. Si quelqu'un vous appelle pour fixer votre vérification et que vous n'avez reçu aucune lettre, considérez qu'il s'agit probablement d'une arnaque. Notre guide sur les lettres de vérification de l'IRS montre comment confirmer qu'une lettre est authentique.

Peut-on reporter une vérification au bureau?

Oui. Appelez le vérificateur nommé dans la lettre dès que vous savez que la date ne vous convient pas. La page de l'IRS sur les vérifications recommande de demander plus de temps au vérificateur affecté au dossier et, au besoin, de communiquer avec son gestionnaire. La publication 3498 ajoute que si l'heure ou le lieu ne vous conviennent pas, le vérificateur tentera de trouver une solution plus appropriée.

Faites la demande tôt et confirmez la nouvelle date par écrit. Des reports répétés sans motif peuvent mener à un rapport fondé uniquement sur ce que l'IRS a déjà en main, et un vérificateur peut vous demander de prolonger le délai de cotisation si le temps manque.

Quoi apporter à une vérification de l'IRS au bureau

Apportez exactement les documents demandés dans la lettre de rendez-vous, classés selon les points qu'elle énumère, ainsi que des copies que vous pourrez remettre. L'IRS vous remet une demande écrite des documents précis qu'il veut voir : la lettre est donc votre liste de contrôle. Apporter des documents sans rapport peut élargir la discussion sans vous aider.

Une façon pratique de vous organiser : une chemise par point examiné, chacune coiffée d'un résumé d'une page. Par exemple, si la lettre remet en question 8 400 $ de frais de véhicule, le résumé montre le total du registre de kilométrage, le pourcentage d'utilisation à des fins d'affaires et le calcul, suivis du registre lui-même et des reçus de réparation. Le vérificateur peut alors contrôler votre résumé au lieu de le refaire.

Quelqu'un peut-il aller à la vérification au bureau à ma place?

Oui. La publication 3498 indique qu'un représentant peut s'occuper d'un examen en personne, que vous soyez présent ou non. Le représentant est habituellement un avocat, un CPA, un enrolled agent, un enrolled actuary ou le préparateur qui a signé la déclaration s'il respecte les règles visant les préparateurs non inscrits. Vous l'autorisez au moyen du formulaire 2848, et les conjoints ayant produit une déclaration conjointe remplissent chacun un formulaire 2848 distinct, même s'ils font appel à la même personne.

Vos autres options : y aller seul, y aller avec un représentant ou être accompagné d'une personne à titre de témoin ou de soutien. Si vous y allez seul et décidez en cours d'entrevue que vous voulez l'aide d'un professionnel, l'IRS suspendra l'entrevue et la reportera, sauf si vous êtes présent en vertu d'une assignation administrative (administrative summons). Le formulaire 8821 permet seulement à une personne de recevoir vos renseignements; il ne lui permet pas de parler en votre nom.

Les enrolled agents, les CPA et les avocats ont tous un droit illimité de vous représenter devant l'IRS. Notre comparaison entre enrolled agents et CPA explique lequel convient à une vérification, et une Low Income Taxpayer Clinic (clinique fiscale pour contribuables à faible revenu) peut vous représenter gratuitement ou à peu de frais si votre revenu vous y rend admissible.

Ce qui se passe pendant l'entrevue d'examen au bureau

Le vérificateur commence par confirmer que vous avez reçu la publication 1, Your Rights as a Taxpayer, et par expliquer le processus, selon le manuel de vérification de l'IRS (IRM 4.10.3). Il passe ensuite en revue chaque point de la lettre, vous demande comment vous avez calculé chaque montant et examine vos documents.

• Répondez brièvement à la question posée, et dites-le si vous ne savez pas.
• S'il manque un document, proposez de l'envoyer avant une date fixée plutôt que de deviner.
• Avant de partir, demandez ce dont le vérificateur a encore besoin, et obtenez-le par écrit si possible.
• Vous pouvez faire un enregistrement audio de l'entrevue avec votre propre équipement si vous en faites la demande par écrit au moins 10 jours civils avant la rencontre (IRM 4.10.3.4.7.1).

Les vérifications au bureau portant sur des questions simples peuvent se régler en une seule rencontre, mais bon nombre exigent une demande de documents supplémentaire. Selon l'IRS, la durée d'une vérification dépend des questions en jeu, de la rapidité avec laquelle les documents arrivent et de votre accord ou non avec les conclusions. Consultez combien de temps dure une vérification de l'IRS pour connaître les étapes habituelles.

Après la rencontre : les trois résultats possibles

Tout examen au bureau se termine par l'un de ces résultats : aucun changement, accord ou désaccord. Une lettre de non-modification (no-change letter) signifie que l'IRS a accepté votre déclaration telle qu'elle a été produite; conservez-la avec vos documents fiscaux de cette année-là.

Si vous acceptez les modifications proposées, vous signez le formulaire d'accord et vous payez. La publication 3498 précise que si le total dû est inférieur à 100 000 $ et que vous payez dans les 21 jours civils suivant la facture, aucun intérêt ni aucune pénalité ne s'ajoute; à partir de 100 000 $, le délai est de 10 jours ouvrables. Exemple : une hausse acceptée de 4 800 $, payée en entier dans les 21 jours suivant la facture, cesse d'augmenter à ce moment-là, tandis qu'un solde impayé continue de porter intérêt au taux trimestriel, soit 7 % par année d'octobre à décembre 2026.

Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez demander à rencontrer le gestionnaire du vérificateur, puis vous recevrez une lettre de 30 jours (30-day letter) qui explique votre droit de vous adresser à l'Independent Office of Appeals de l'IRS. Si vous ne pouvez pas payer d'un coup le montant accepté, payez ce que vous pouvez et établissez une entente de paiement avec l'IRS pour le reste.