Auditoría en oficina del IRS: qué pasa en el examen en persona

¿Qué es una auditoría en oficina del IRS?

Una auditoría en oficina del IRS es un examen cara a cara en una oficina del IRS, a diferencia de una auditoría por correo o de una auditoría de campo en su casa o negocio. El IRS enumera tres formatos de auditoría en su página de auditorías del IRS: por correo, en una oficina del IRS y de campo. El examen en oficina está en el medio: es más personal que una carta y menos invasivo que una visita a su propiedad.

El reglamento del Departamento del Tesoro dice que el IRS elige el formato en oficina o de campo según la complejidad de la declaración y el formato que permita examinarla con más eficiencia. Para las personas y los propietarios únicos, la oficina que se usa es por lo general la oficina del IRS más cercana a donde usted vive (26 CFR 301.7605-1).

Que lo seleccionen no significa que el IRS haya encontrado un error. La Publicación 3498, The Examination Process (el proceso de examen), dice que un examen puede terminar sin ningún cambio o incluso con un reembolso. La carta de cita indica el año tributario y las partidas exactas en revisión, que muchas veces son unas pocas deducciones, gastos del negocio o fuentes de ingresos y no toda la declaración. Para ver un resumen de todos los tipos de auditoría, consulte la guía de auditorías del IRS.

Cómo programa el IRS una auditoría en persona

El IRS envía una carta de cita por correo y nunca inicia una auditoría con una llamada telefónica. Si alguien le llama diciendo que va a programar su auditoría y usted no tiene ninguna carta, trátelo como una probable estafa. Nuestra guía sobre las cartas de auditoría del IRS muestra cómo confirmar que una carta es auténtica.

¿Puedo cambiar la fecha de una auditoría en oficina?

Sí. Llame al examinador que aparece en la carta en cuanto sepa que la fecha no le conviene. La página de auditorías del IRS dice que pida más tiempo al auditor asignado y, si hace falta, que se comunique con el gerente de ese auditor. La Publicación 3498 añade que, cuando la hora o el lugar no le convienen, el examinador intentará acordar algo más adecuado.

Pídalo pronto y confirme la nueva fecha por escrito. Aplazar la cita varias veces sin motivo puede llevar el caso hacia un informe basado solo en lo que el IRS ya tiene, y un examinador puede pedirle que amplíe la fecha límite de tasación si queda poco tiempo.

Qué llevar a una auditoría del IRS en la oficina

Lleve exactamente los registros que pide la carta de cita, ordenados según las partidas que enumera, además de copias que pueda entregar. El IRS le da una solicitud por escrito de los documentos concretos que quiere ver, así que la carta es su lista de control. Llevar papeles que no tienen relación puede ampliar la conversación sin ayudarle.

Una forma práctica de organizarse: una carpeta por cada partida cuestionada, cada una con un resumen de una página encima. Por ejemplo, si la carta cuestiona $8,400 de gastos de vehículo, el resumen muestra el total del registro de millaje, el porcentaje de uso para el negocio y el cálculo, seguido del registro en sí y de los recibos de reparaciones. Así el examinador puede comprobar su resumen en lugar de rehacerlo.

¿Puede alguien ir a la auditoría en oficina por mí?

Sí. La Publicación 3498 dice que un representante puede encargarse de un examen en persona con usted presente o sin usted. El representante suele ser un abogado, un CPA, un agente inscrito, un actuario inscrito o el preparador que firmó la declaración, si cumple las reglas para preparadores no inscritos. Usted lo autoriza con el Formulario 2848, y los cónyuges que presentaron una declaración conjunta presentan Formularios 2848 por separado aunque usen a la misma persona.

Sus otras opciones: ir solo, ir con un representante o llevar a alguien como testigo o para que le acompañe. Si va solo y a mitad de la entrevista decide que quiere ayuda profesional, el IRS suspenderá la entrevista y la reprogramará, salvo que usted esté allí por una citación administrativa. El Formulario 8821 solo permite que alguien reciba su información; no le permite hablar por usted.

Los agentes inscritos, los CPA y los abogados tienen derechos ilimitados para representarle ante el IRS. Nuestra comparación entre agentes inscritos y CPA explica cuál conviene para una auditoría, y una Clínica para Contribuyentes de Bajos Ingresos (LITC) puede representarle gratis o por un cargo pequeño si sus ingresos califican.

Qué pasa durante la reunión del examen en oficina

Según el manual de auditorías del IRS (IRM 4.10.3), el examinador empieza confirmando que usted recibió la Publicación 1, Your Rights as a Taxpayer (sus derechos como contribuyente), y explicando el proceso. Después repasa una por una las partidas de la carta, le pregunta cómo calculó cada cantidad y revisa sus registros.

• Responda solo a lo que le preguntan, de forma breve, y dígalo si no sabe algo.
• Si falta un registro, ofrezca enviarlo antes de una fecha concreta en lugar de adivinar.
• Antes de irse, pregunte qué más necesita el examinador y, si es posible, pida que se lo den por escrito.
• Puede grabar el audio de la entrevista con su propio equipo si lo solicita por escrito al menos 10 días naturales antes de la reunión (IRM 4.10.3.4.7.1).

Las auditorías en oficina sobre asuntos sencillos pueden terminar en una sola reunión, pero muchas necesitan una solicitud de documentos posterior. El IRS dice que la duración de una auditoría depende de los asuntos, de la rapidez con que lleguen los registros y de si usted está de acuerdo con las conclusiones. Consulte cuánto tarda una auditoría del IRS para ver las etapas habituales.

Después de la reunión: los tres resultados posibles

Todo examen en oficina termina sin cambios, con acuerdo o sin acuerdo. Una carta sin cambios significa que el IRS aceptó su declaración tal como se presentó; guárdela con sus registros de impuestos de ese año.

Si está de acuerdo con los cambios propuestos, firma el formulario de conformidad y paga. La Publicación 3498 dice que si el total adeudado es menor de $100,000 y paga dentro de 21 días naturales desde la factura, no se añaden más intereses ni multas; si es de $100,000 o más, el plazo es de 10 días hábiles. Ejemplo: un aumento acordado de $4,800 pagado por completo dentro de 21 días desde la factura deja de crecer en ese momento, mientras que un saldo no pagado sigue acumulando intereses a la tasa trimestral, del 7% anual de octubre a diciembre de 2026.

Si no está de acuerdo, puede pedir una reunión con el gerente del examinador y luego recibirá una carta de 30 días que explica su derecho a acudir a la Oficina Independiente de Apelaciones del IRS. Si no puede pagar de una vez la cantidad acordada, pague lo que pueda y establezca un plan de pagos con el IRS para el resto.