Auditoría de campo del IRS: cuando el examinador va a su negocio o a su casa

¿Qué es una auditoría de campo del IRS?

Una auditoría de campo del IRS, que el reglamento llama examen de campo (field examination), es una auditoría que se realiza en su residencia, en su lugar de negocio o en la oficina de su contador o representante, en lugar de en un edificio del IRS. Es uno de los tres formatos de auditoría que enumera el IRS, junto con las auditorías por correo y las auditorías en oficina.

Según el reglamento 26 CFR 301.7605-1, el IRS elige entre el formato en oficina y el de campo según la complejidad de la declaración y el formato que permita examinarla con más eficiencia. Los candidatos típicos son las declaraciones con actividad comercial, con muchos registros o con preguntas sobre cómo se obtienen los ingresos, porque el examinador necesita ver operaciones y libros que no se pueden enviar fácilmente por correo.

Aun así, la cita empieza con una carta; el IRS no inicia auditorías por teléfono ni con una visita sin aviso. Compare la carta con nuestra guía sobre la carta de auditoría del IRS y lea la guía de auditorías del IRS para saber cómo se seleccionan las declaraciones.

¿Dónde se realiza una auditoría de campo?

Por lo general, una auditoría de campo se realiza donde se guardan sus libros, registros y documentos originales, que en el caso de un negocio suele ser su lugar principal de negocio (26 CFR 301.7605-1). Si usted tiene un negocio en casa, eso puede significar una auditoría del IRS en su casa.

Cómo pedir otro lugar

Puede pedir que la auditoría se traslade. El IRS decide caso por caso y toma en cuenta dónde vive usted, dónde opera el negocio actualmente, dónde están los registros, dónde puede examinar con más eficiencia, su personal disponible y si el lugar le causa a usted molestias indebidas. Lo mejor es una solicitud por escrito con una breve explicación.

Hay una regla que ayuda a los negocios muy pequeños: si hacer la auditoría en el lugar obligaría en la práctica a cerrar el negocio o alteraría indebidamente sus operaciones, el IRS la trasladará a una oficina del IRS una vez que lo verifique. Algunos ejemplos son un negocio de una sola persona sin espacio libre o una oficina en casa dentro de un apartamento pequeño.

Otra opción común es hacer la auditoría en la oficina de su representante. Muchos dueños lo prefieren porque así el examinador ve los registros que el representante ha organizado y no todo el lugar de trabajo. Las citas se programan normalmente en horario de oficina del IRS, en días laborables del IRS.

Auditoría en oficina frente a auditoría de campo

La mayor diferencia práctica es el alcance. Una auditoría en oficina suele limitarse a las pocas partidas de la carta de cita, mientras que un examen de campo le da al agente de ingresos margen para ver cómo funciona el negocio y si los libros reflejan la realidad.

Lo que revisa el examinador en el proceso de auditoría de campo del IRS

El proceso de auditoría de campo del IRS suele seguir este orden: entrevista inicial, recorrido del negocio, revisión de registros, solicitudes de seguimiento y una conversación de cierre. El Manual de Impuestos Internos (IRM 4.10.3) describe cada técnica.

1. Entrevista inicial. El examinador confirma que usted recibió la Publicación 1, explica el proceso y pregunta cómo funciona el negocio, quién lleva la contabilidad y cómo se reciben los ingresos.
2. Recorrido del negocio. El manual dice que en los exámenes de todas las entidades comerciales deben hacerse recorridos de los locales al principio de la auditoría, para entender las operaciones, comprobar que los libros coinciden con la actividad real y observar los controles internos.
3. Libros y registros bancarios. Los examinadores cotejan los depósitos bancarios con los ingresos brutos. Los depósitos que no son ventas, como préstamos, transferencias del dueño o regalos, necesitan registros que muestren de dónde vinieron.
4. Partidas específicas. Los gastos, la depreciación, el uso de vehículos, la mano de obra contratada y el inventario se comprueban con recibos, facturas, registros de nómina y bitácoras.
5. Solicitudes de documentos e información. Todo lo que no esté disponible ese día se pide por escrito con una fecha de entrega.

¿Cuánto tarda una auditoría de campo?

El IRS no publica una duración estándar para las auditorías de campo. Su página de auditorías dice que la duración depende del tipo de auditoría, de lo complejos que sean los asuntos, de la rapidez con que llegue la información, de la agenda de ambas partes y de si usted está de acuerdo con las conclusiones. Los exámenes de campo suelen tardar más que las auditorías por correo o en oficina porque implican más registros y más tiempo en el lugar.

Por lo general, el IRS tiene tres años desde la fecha de vencimiento o la fecha de presentación, la que sea posterior, para tasar más impuestos. Si esa fecha está cerca, el agente puede pedirle que firme un consentimiento para ampliarla. La Publicación 3498 dice que usted puede negarse, negociar los asuntos o el plazo que cubre, o firmar. La Oficina Independiente de Apelaciones por lo general quiere que queden al menos 365 días antes de la fecha límite de tasación cuando recibe un caso, así que negarse puede costarle una apelación administrativa.

¿Debo contratar a un representante para una auditoría de campo?

En la mayoría de las auditorías de campo de negocios vale la pena considerar tener representación, porque la revisión del agente es más amplia y las preguntas sobre las operaciones pueden abrir asuntos nuevos. Un representante con un Formulario 2848 firmado puede asistir en su lugar; la Publicación 3498 confirma que se permite la representación con usted presente o sin usted, salvo cuando usted comparece por una citación administrativa.

Los agentes inscritos, los contadores públicos autorizados (CPA) y los abogados pueden representarle. Un CPA o un agente inscrito suele ser lo más adecuado para auditorías de negocios con muchos registros, mientras que un abogado tiene más sentido si hay algún riesgo de que se detecte fraude o de un juicio posterior. Nuestra comparación entre un abogado tributario y un CPA le ayuda con esa decisión.

Si espera deber dinero después de la auditoría, puede hacer un pago anticipado o un depósito según la sección 6603 del IRC durante el examen para detener los intereses sobre la cantidad pagada, según la Publicación 3498. Los intereses ya cobrados siguen capitalizándose hasta que se paguen.

Cuando termina la auditoría de campo

El agente cierra el caso sin cambios, con acuerdo o sin acuerdo. Si está de acuerdo, firma el informe y paga o hace arreglos de pago. Si no está de acuerdo, puede reunirse con el gerente del agente, preguntar por el Acuerdo por Vía Rápida (Fast Track Settlement) con un mediador neutral de Apelaciones, o esperar la carta de 30 días y solicitar una conferencia con la Oficina Independiente de Apelaciones del IRS. Un cambio propuesto de más de $25,000 en cualquier periodo requiere una protesta formal por escrito.