Vérification sur place de l'IRS : quand le vérificateur se rend à votre entreprise ou à votre domicile

Qu'est-ce qu'une vérification sur place de l'IRS?

Une vérification sur place de l'IRS, que les règlements appellent field examination, est une vérification menée à votre résidence, à votre établissement d'affaires ou au bureau de votre comptable ou de votre représentant, plutôt que dans un immeuble de l'IRS. C'est l'un des trois types de vérifications que l'IRS énumère, avec les vérifications par la poste et les vérifications au bureau.

Selon le règlement 26 CFR 301.7605-1, l'IRS choisit entre la vérification au bureau et la vérification sur place en fonction de la complexité de la déclaration et du format qui permet de l'examiner le plus efficacement. Les déclarations comportant une activité d'entreprise, beaucoup de documents ou des questions sur la façon dont le revenu est gagné sont les candidates typiques, parce que le vérificateur doit voir les activités et les livres, qui ne peuvent pas facilement être envoyés par la poste.

Le rendez-vous commence quand même par une lettre : l'IRS n'amorce pas de vérification par téléphone ni par une visite imprévue. Comparez la lettre avec notre guide sur la lettre de vérification de l'IRS, et lisez le guide de la vérification de l'IRS pour savoir comment les déclarations sont choisies.

Où a lieu une vérification sur place?

Une vérification sur place a généralement lieu là où vos livres, vos documents et vos pièces justificatives originaux sont conservés, ce qui, pour une entreprise, est habituellement son principal établissement d'affaires (26 CFR 301.7605-1). Si vous exploitez une entreprise à domicile, cela peut signifier une vérification de l'IRS à domicile.

Demander un autre lieu

Vous pouvez demander que la vérification soit déplacée. L'IRS décide au cas par cas en tenant compte de votre lieu de résidence, de l'endroit où l'entreprise exerce maintenant ses activités, de l'emplacement des documents, du lieu où il peut faire l'examen le plus efficacement, de son personnel et des inconvénients excessifs que le lieu vous causerait. Une demande écrite accompagnée d'une courte raison fonctionne le mieux.

Une règle aide les très petites entreprises : si la tenue de la vérification sur place forçait pratiquement l'entreprise à fermer ou perturbait indûment ses activités, l'IRS la déplacera dans un bureau de l'IRS après l'avoir vérifié. Pensez par exemple à une boutique tenue par une seule personne, sans pièce libre, ou à un bureau à domicile dans un petit appartement.

Un autre choix courant est de tenir la vérification au bureau de votre représentant. Beaucoup de propriétaires le préfèrent, car le vérificateur voit alors les documents organisés par le représentant plutôt que tout le lieu de travail. Le rendez-vous est normalement fixé pendant les heures d'ouverture de l'IRS, les jours ouvrables de l'IRS.

Vérification au bureau ou vérification sur place

La plus grande différence pratique est la portée. Une vérification au bureau se limite habituellement aux quelques éléments mentionnés dans la lettre de convocation, tandis qu'une vérification sur place laisse au revenue agent la latitude d'examiner le fonctionnement de l'entreprise et de vérifier si les livres reflètent la réalité.

Ce que le vérificateur examine pendant une vérification sur place de l'IRS

Le déroulement d'une vérification sur place de l'IRS suit habituellement cet ordre : entrevue initiale, visite de l'entreprise, examen des documents, demandes de suivi et discussion de clôture. L'Internal Revenue Manual (IRM 4.10.3) décrit chaque technique.

1. Entrevue initiale. Le vérificateur confirme que vous avez reçu la publication 1, explique le processus et vous demande comment l'entreprise fonctionne, qui tient les livres et comment le revenu est reçu.
2. Visite de l'entreprise. Selon le manuel, les visites des lieux d'affaires devraient avoir lieu dans les vérifications de toutes les entités commerciales, au début de la vérification, pour comprendre les activités, vérifier que les livres correspondent à l'activité réelle et observer les contrôles internes.
3. Livres et relevés bancaires. Les vérificateurs rapprochent les dépôts bancaires des recettes brutes. Les dépôts qui ne sont pas des ventes, comme des prêts, des virements du propriétaire ou des dons, doivent être appuyés par des documents qui en montrent la provenance.
4. Éléments précis. Les dépenses, l'amortissement, l'utilisation d'un véhicule, la main-d'œuvre contractuelle et les stocks sont comparés aux reçus, aux factures, aux registres de paie et aux registres de suivi.
5. Demandes de documents (information document requests). Tout ce qui n'est pas disponible le jour même est demandé par écrit, avec une date d'échéance.

Combien de temps dure une vérification sur place?

L'IRS ne publie pas de durée type pour les vérifications sur place. Sa page sur les vérifications indique que la durée dépend du type de vérification, de la complexité des questions, de la rapidité avec laquelle les renseignements arrivent, de l'horaire des deux parties et de votre accord ou désaccord avec les conclusions. Les vérifications sur place ont tendance à durer plus longtemps que les vérifications par la poste ou au bureau, parce qu'elles portent sur plus de documents et exigent du temps sur les lieux.

L'IRS dispose généralement de trois ans à partir de la date d'échéance ou de la date de production, selon la plus tardive, pour cotiser un impôt supplémentaire. Si cette date approche, l'agent peut vous demander de signer un consentement pour la prolonger. Selon la publication 3498, vous pouvez refuser, négocier les points ou la durée visés, ou signer. L'Independent Office of Appeals (le bureau indépendant des appels de l'IRS) veut généralement qu'il reste au moins 365 jours avant la date limite de cotisation quand il reçoit un dossier : un refus peut donc vous faire perdre la possibilité d'un appel administratif.

Devrais-je engager un représentant pour une vérification sur place?

Pour la plupart des vérifications sur place d'entreprises, il vaut la peine d'envisager une représentation, parce que l'examen de l'agent est plus large et que les questions sur les activités peuvent soulever de nouveaux points. Un représentant muni d'un formulaire 2848 signé peut y assister à votre place; la publication 3498 confirme que la représentation est permise, que vous soyez présent ou non, sauf si vous comparaissez en vertu d'une assignation administrative.

Les enrolled agents, les CPA et les avocats peuvent tous vous représenter. Un CPA ou un enrolled agent convient souvent naturellement aux vérifications d'entreprises qui reposent sur beaucoup de documents, tandis qu'un avocat est plus indiqué s'il existe un risque de conclusion de fraude ou de poursuite judiciaire ultérieure. Notre comparaison avocat fiscaliste ou CPA vous aide à faire ce choix.

Si vous prévoyez devoir de l'impôt après la vérification, vous pouvez faire un paiement anticipé ou un dépôt selon l'article 6603 de l'IRC pendant la vérification pour arrêter les intérêts sur le montant payé, selon la publication 3498. Les intérêts déjà facturés continuent de se composer jusqu'à leur paiement.

Après la vérification sur place

L'agent ferme le dossier sans modification, avec accord ou sans accord. Si vous êtes d'accord, vous signez le rapport et vous payez ou prenez des arrangements de paiement. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez rencontrer le gestionnaire de l'agent, vous renseigner sur le Fast Track Settlement avec un médiateur neutre du service des appels, ou attendre la lettre de 30 jours et demander une conférence avec l'Independent Office of Appeals de l'IRS. Une modification proposée de plus de 25 000 $ pour une période exige une contestation écrite officielle (formal written protest).