Carta 566 del IRS: su declaración está en una auditoría por correo

¿Qué es la carta 566 del IRS?

La carta 566 del IRS es una carta de primer contacto que abre un examen por correspondencia, es decir, una auditoría hecha completamente por correo. Indica el año tributario, enumera cada partida de la declaración que el IRS cuestiona (o los ingresos que cree que se omitieron) y pide documentos que respalden esas partidas.

Una carta de examen por correspondencia como esta no es una factura ni una conclusión de que usted hizo algo indebido. La Publicación 3498-A, The Examination Process (Audits by Mail) (el proceso de examen en las auditorías por correo), explica que el IRS puede aceptar la declaración tal como se presentó una vez que vea sus registros. Las auditorías por correo son el formato más común; la guía de la auditoría por correspondencia explica el proceso completo y la guía de auditorías del IRS compara los tres formatos.

Carta 566-B, 566-S, 566-E y otras versiones

El sufijo después del número le indica en qué tipo de auditoría por correo está. El IRS usa varias versiones de la carta de primer contacto, y la versión determina si ya se adjunta un informe propuesto.

Las versiones de la carta 566-B del IRS merecen especial atención. Incluyen el Formulario 4549, Report of Income Tax Examination Changes (informe de cambios del examen del impuesto sobre los ingresos), que muestra el impuesto que el IRS propondrá si usted no envía nada. Ese informe no es definitivo. Es el punto de partida, y sus documentos son la forma de cambiarlo.

Si recibió una versión identificada como carta 566-T del IRS u otro sufijo que no aparece en la tabla, los pasos para responder son los mismos: lea la lista de partidas, revise la fecha de vencimiento y busque un Formulario 4549 dentro del sobre.

¿Cuánto tiempo tengo para responder a la carta 566?

Debe responder antes de la fecha impresa en la carta. Las cartas que incluyen un informe se emiten como cartas de 30 o de 45 días según los procedimientos de examen de los centros del IRS (IRM 4.19.13), y las cartas sin informe usan un plazo parecido, así que cuente desde la fecha de la carta, no desde el día en que llegó.

En las auditorías por correo, el IRS permite una prórroga automática de 30 días si la pide por fax o por correo, según su página de auditorías. La Publicación 3498-A también le invita a llamar al número de la carta antes de la fecha límite para hablar de más tiempo. Asegúrese de que la prórroga quede registrada antes de la fecha de vencimiento original.

Cómo responder a una auditoría con la carta 566

Responda a cada partida cuestionada por separado, con copias de los registros y una breve explicación, y envíelo de la forma que indica la carta. Una primera respuesta ordenada y completa es el factor que más ayuda a cerrar rápido una auditoría por correo.

1. Copie en una hoja de portada la lista de partidas cuestionadas de la carta, numeradas en el mismo orden.
2. Debajo de cada partida, escriba una o dos oraciones que expliquen la cantidad y cómo llegó a ella.
3. Adjunte fotocopias de los registros que respaldan cada partida, identificadas con el número de la partida.
4. Escriba su nombre, su número de identificación del contribuyente y el año tributario en cada página, algo que la Publicación 3498-A pide en las páginas enviadas por fax.
5. Si no puede documentar una cantidad, explique cómo se calculó en lugar de dejarla en blanco.
6. Incluya el formulario de respuesta o una copia de la carta para que la respuesta se asocie con su caso.
7. Envíela por fax, por correo o por el método de carga que indique su carta, y guarde un comprobante del envío.

Ejemplo: una carta 566-S cuestiona $3,600 de gastos de cuidado de niños usados para un crédito y un gasto de suministros de $2,900 en el Anexo C (Schedule C). La respuesta tiene dos secciones. La sección 1 contiene la declaración del proveedor de cuidado y los registros de pago por un total de $3,600. La sección 2 contiene las facturas de suministros y los estados de cuenta de la tarjeta por un total de $2,900, con una línea que explica por qué los suministros se usaron solo para el negocio.

Si sus registros son demasiado voluminosos para enviarlos por fax o por correo, llame al número de la carta. La Publicación 3498-A dice que el examinador puede aceptar una lista detallada, y la página de auditorías del IRS señala que puede pedir una auditoría en persona cuando hay muchos registros.

¿Qué pasa después de la carta 566?

Después de que usted responde, el IRS envía una carta dentro de 30 días para confirmar los documentos recibidos por correo o fax, y luego un examinador los revisa. Si necesita más información, recibirá otra solicitud.

• Registros aceptados: recibe una carta sin cambios. Guárdela con la declaración de ese año.
• Cambios propuestos: recibe un informe y una carta de 30 días, como la carta 525, con opciones para aceptar, hablar con un gerente o ir a Apelaciones.
• Ninguna respuesta: el IRS rechaza las partidas cuestionadas y luego emite un aviso legal de deficiencia, con 90 días para presentar una petición ante el Tribunal Tributario antes de que se tase el impuesto.

Si ya se hizo una tasación porque no vio la carta, todavía tiene opciones. El proceso de reconsideración de la auditoría le permite presentar los registros más tarde mientras el impuesto siga sin pagarse.